Veelgestelde vragen over plaatsbeschrijvingen

Een plaatsbeschrijving is een tegensprekelijk en gedetailleerd document dat de exacte staat van een onroerend goed (woning, appartement, kantoor, handelspand, garage) op een welbepaald moment vastlegt.

Ze bevat per ruimte foto's, beschrijvingen van vloer, muren, plafond en uitrusting, meterstanden en eventuele opmerkingen over schade of slijtage.

De plaatsbeschrijving is hét objectieve referentiepunt bij begin én einde van een huurovereenkomst en voorkomt discussies over huurschade, huurwaarborg en aansprakelijkheid.

Ja.

Sinds de wet van 25 april 2007 is een omstandige, tegensprekelijke plaatsbeschrijving verplicht voor élke huurovereenkomst in België (Vlaams, Waals én Brussels Gewest).

Ontbreekt ze, dan wordt het pand vermoed in dezelfde staat te zijn teruggegeven als bij intrek — een aanzienlijk juridisch en financieel risico voor de verhuurder.

De plaatsbeschrijving moet samen met het huurcontract geregistreerd worden bij het registratiekantoor.

Bij intrede: tijdens de eerste maand bewoning voor contracten korter dan 1 jaar, of binnen de eerste twee maanden voor langere huurcontracten.

Bij uittrede: vóór de teruggave van de sleutels, idealiter wanneer de woning volledig leeg is en alle herstellingen zijn uitgevoerd.

Wacht je te lang, dan verlies je bewijswaarde.

De intredeplaatsbeschrijving legt de beginstaat vast en dient als nulmeting.

De uittredeplaatsbeschrijving wordt punt voor punt vergeleken met de intrede om vast te stellen welke schade tijdens de huurperiode is ontstaan.

Het verschil bepaalt of (een deel van) de huurwaarborg wordt ingehouden voor herstellingen.

Bij een tegensprekelijke plaatsbeschrijving door een onafhankelijke expert worden de kosten doorgaans 50/50 verdeeld tussen huurder en verhuurder.

Dit is wettelijk vastgelegd.

Bij intrede kan dit contractueel anders bepaald worden, maar nooit volledig ten laste van één partij zonder akkoord.

Studio of klein appartement (≤60 m²): 1 tot 1,5 uur.

Appartement 80 m²: 1,5 tot 2 uur.

Woning 150 m²: 2 tot 3,5 uur.

Villa of commercieel pand: een halve tot een volledige dag.

De duur hangt af van de oppervlakte, de gemeubileerde staat, het detailniveau en de hoeveelheid afwerking.

Zorg dat álle ruimtes toegankelijk zijn (kelder, zolder, technische ruimte, garage, tuinhuis).

Voorzie elektriciteit en water voor het testen van toestellen.

Maak meterstanden bereikbaar.

Voor een tegensprekelijke plaatsbeschrijving moeten beide partijen (of hun vertegenwoordiger) aanwezig zijn en het document ondertekenen.

Een onafhankelijke expert kan optreden als gemandateerde derde voor één of beide partijen, wat zorgt voor neutrale en juridisch sluitende vaststellingen.

Dan is de plaatsbeschrijving niet tegensprekelijk en heeft ze beperktere bewijswaarde.

We raden aan een aangetekend schrijven te sturen met datumvoorstel.

Bij blijvende afwezigheid kan een gerechtsdeurwaarder worden ingeschakeld voor een eenzijdige opmaak met volle bewijswaarde.

Hoe meer foto's, hoe sterker je positie bij een eventueel geschil.

Nee, nooit.

Foto's worden ongewijzigd en in originele resolutie opgeslagen om de bewijswaarde voor de vrederechter te behouden.

Wel kunnen pijlen, cirkels of notities worden toegevoegd als annotatielaag — de originele foto blijft daaronder altijd zichtbaar.

Tijdens de inspectie en zolang het dossier nog niet ondertekend is: ja, zonder problemen.

Eens het dossier digitaal ondertekend en vergrendeld is, kan enkel een addendum worden opgemaakt — en enkel als beide partijen daarmee akkoord gaan.

Standaard als digitaal PDF-dossier met alle foto's, beschrijvingen, meterstanden, conclusies, audit-trail en handtekeningen.

Op vraag is een gedrukte versie mogelijk.

Het dossier blijft levenslang raadpleegbaar in PB Expert en kan op elk moment opnieuw gedownload worden.

Standaard: elektriciteit (dag- en nachtteller bij tweetarief), aardgas en water.

Dat wordt expliciet vermeld in het dossier met foto van de meter en de reden (vuil, defect, ontoegankelijk, digitaal scherm leeg).

De partijen moeten dan contact opnemen met de netbeheerder of energieleverancier voor een officiële opname.

Ja.

De plaatsbeschrijving is enkel een vaststelling — de wettelijke meldingsplicht aan de energieleverancier blijft bij huurder en verhuurder.

Vaak verloopt dit via het MOZA-document (energie-overdracht), dat we mee genereren.

Slijtage door normaal gebruik wordt strikt onderscheiden van huurschade.

De ouderdom van afwerkingen wordt mee in rekening gebracht — een schilderwerk heeft bijvoorbeeld een levensduur van ~9 jaar, een tapijt ~10 jaar, een keuken ~20 jaar.

Lichte krasjes op parket na meerdere jaren bewoning, vergeelde verf, kleine plooien in vloerbekleding, verkleuring van silicone in natte ruimtes, normale slijtage van scharnieren of klinken.

Dit valt onder genot van het pand en is voor rekening van de verhuurder.

Brandvlekken, gaten in muren door zware ophangsystemen, gebroken sanitair, beschadigde vloeren door huisdieren, niet-verwijderd behang of verf in opvallende kleuren, schimmel door gebrekkige verluchting, krassen door verhuizen zonder bescherming.

Op basis van offertes van vakmensen, marktconforme prijslijsten of forfaitaire tabellen.

We trekken steeds de gebruikswaarde af: een vloer van 15 jaar oud wordt nooit als nieuw aangerekend, want hij was ook zonder de schade aan vervanging toe.

Ja.

Een gekwalificeerde of geavanceerde elektronische handtekening (eIDAS-conform, EU-verordening 910/2014) heeft in België exact dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening.

PB Expert gebruikt audit-trails (IP-adres, tijdstempel, e-mailbevestiging, geo-locatie) om elke handtekening juridisch sluitend te maken.

Ja.

Sinds 2007 wordt de geregistreerde huurovereenkomst samen met de plaatsbeschrijving gratis geregistreerd bij het bevoegde registratiekantoor.

De verhuurder is hiervoor wettelijk verantwoordelijk.

Doe dit binnen 2 maanden na ondertekening om boetes te vermijden.

Eerst onderling overleg, daarna eventueel een contra-expertise op kosten van de betwistende partij.

Bij blijvend geschil is de vrederechter bevoegd voor huurzaken — de plaatsbeschrijving blijft daar het centrale bewijsstuk.

Minstens voor de hele duur van de huurovereenkomst plus 5 jaar na uittrede, met het oog op eventuele betwistingen of fiscale controles.

PB Expert bewaart je dossiers automatisch en versleuteld in de cloud.

Na de uittredeplaatsbeschrijving wordt een vergelijking opgesteld.

Bij akkoord wordt de huurwaarborg (eventueel gedeeltelijk) vrijgegeven via een ondertekend deblokkeringsdocument bij de bank of waarborgkas.

Bij geschil blijft de waarborg geblokkeerd tot er een akkoord of een vonnis van de vrederechter is.

Nee.

Een geblokkeerde huurwaarborg kan enkel vrijgegeven worden mits schriftelijk akkoord van beide partijen of via gerechtelijke beslissing.

Eenzijdig inhouden is wettelijk niet toegestaan.

Dit voorkomt elke discussie bij uittrede over ontbrekende of beschadigde inboedel.

Dezelfde principes, maar met een vereenvoudigd model per kamer plus de gemeenschappelijke ruimtes.

PB Expert biedt sjablonen specifiek voor studentenkoten, kotgebouwen en co-housing met meerdere huurovereenkomsten.

Een commerciële plaatsbeschrijving is doorgaans uitgebreider en volgt de wet op de handelshuur.

Vermeld renovaties expliciet met datum en aard van de werken, en voeg facturen of offertes toe als bijlage.

Dit is cruciaal om de beginstaat correct vast te leggen en latere discussies over de levensduur van afwerkingen te voorkomen.

Alle dossiers worden opgeslagen in een private, end-to-end versleutelde cloud binnen de EU.

Enkel de leden van uw bedrijfsaccount hebben toegang.

Wij delen nooit gegevens met derden zonder uitdrukkelijke toestemming en respecteren strikt de GDPR.

Ja, conform de GDPR.

U kunt op elk moment een volledige export van uw dossiers vragen of verwijdering aanvragen via privacy@pbexpert.be.

Houd rekening met wettelijke bewaartermijnen (tot 7 jaar voor sommige fiscale documenten).

Nooit.

Foto's en dossiers blijven exclusief eigendom van uw onderneming en worden uitsluitend gebruikt voor het opmaken van het dossier waarvoor ze gemaakt zijn.

Geen AI-training, geen delen met derden, geen marketing.

Ja.

Foto's en notities die u maakt tijdens de inspectie worden lokaal op uw toestel opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra er weer internetverbinding is.

Zo werkt u door zonder onderbreking, ook in kelders, garages of slecht bereikbare panden.

Ja.

Binnen één bedrijfsaccount kunnen meerdere experts gelijktijdig aan dezelfde dossiers werken.

Wijzigingen, foto's en notities worden in realtime gesynchroniseerd over alle toestellen.

Op iedere moderne smartphone, tablet of computer met een webbrowser — én via native iOS- en Android-apps.

Geen complexe installatie.

We raden tablets aan voor optimaal comfort tijdens plaatsbezoeken.

Onze support is bereikbaar via de chatbubbel rechtsonder in de app, via support@pbexpert.be of telefonisch op werkdagen 9-17u.

Antwoord doorgaans binnen 4 werkuren, vaak veel sneller.